Pripravila: Anamarija Nuša Mulej
povzeto po J. MacKay
Učinkovita povratna informacija v organizaciji je:
- Specifična, pravočasna, odkrita, smiselna, izraža jasen pomen
Specifična – specific: Učinkovita povratna informacija ni generična, povezuje se z večjim ciljem.
Pravočasna – timely: Povratne informacije približamo čim bližje akciji.
Ni smiselno reči, pet mesecev kasneje: “Veš Matej, odlično si razvil tisto novo idejo za app že oktobra.« Okvir v katerem lahko razmišljamo o vedenju in ga želimo spremeniti je že minil.
Izraža pomen – meaningful: Dobre povratne informacije dajejo smiselne, čim bolj natančne in uporabne predloge s praktičnimi ukrepi o tem, kako prilagoditi vedenje ali spremeniti smer poteka ter dodaja dodaten kontekst, ki je bil morda prvotno spregledan.
Odkrita – Candid: Ne glede na to, kakšen je naš odziv na vedenje, smo pošteni, iskreni, sicer tvegamo, da izgubimo zaupanje svoje ekipe.
2. Ciljno usmerjena
Učinkovita povratna informacija zahteva, da ima oseba cilj, ukrepa za dosego cilja in prejme informacije, povezane s ciljem, o svojih dejanjih. Informacija postane povratna informacija, če poskušamo nekaj koristnega povzročiti in pove ali smo na pravi poti. Preverimo kam gremo, ali gremo v pravo smer, če smo na pravem tiru – smeri. Ciljno usmerjen pogovor je osredotočen na temo osebe, da doseže cilj.
3. Fokusira se na prihodnost
Skozi učinkovite povratne informacije ne moremo spremeniti nobenega dogodka, ki se je že zgodil v preteklosti. Ne krivimo za to, kar je šlo narobe ali namigujemo na napako, temveč pojasnjujemo dejstva, kaj se je zgodilo. Osredotočamo se samo na prihodnost in na to, kako lahko nekomu pomagamo spremeniti smer, da se približa svojemu končnemu cilju.
“Everything that happens once can never happen again.
But everything that happens twice will surely happen a third time.”
Paulo Coelho
Eden od modelov povratnih informacij:
Prosimo da podamo feedback.
Povemo: “Naredil si X. To je povzročilo Y.”
Če dajemo pozitivne povratne informacije, rečemo »Dobro delo«.
Če dajemo negativne povratne informacije povemo, kako naj prilagodijo svoja dejanja v prihodnosti.
Na primer:
“Aleš, lahko dam nekaj povratnih informacij?”
“Seveda!”
Ali pa:
“V zadnjih nekaj jutrih ste zamujali na naše sestanke, zaradi česar smo morali nekateri od nas prerazporediti aktivnosti. V prihodnosti bi želel, da se osredotočite na to, da pridete pravočasno, da bomo lahko vsi sledili urniku.”
4. Usmerja se na proces, ne na osebno identiteto
“Never criticize the person.
Always criticize the actions.”
Leo Babauta
Učinkovite povratne informacije se nanašajo na dejanje in ne na raven osebne identite. Nikoli ne kritiziramo osebe pač pa se osredotočamo na dejanja v prihodnje. Osredotočimo se na proces, poudarimo dejanja, ki jih ima oseba moč spremeniti, kar je spoštljivo in opolnomoča. Pogovorimo se o času in trudu, ki ga je npr. ekipa vložila v projekt ali o strateškem pristopu, ki ga je uporabila.
Pomembno je, da je naš feedback »meaningful«. Pohvala truda, če pozitivno obrnemo situacijo je lahko past, v katero se zlahka ujamemo. Morda mislimo, da izboljšujemo stvari, toda po Halvorsonovem mnenju dopolnjevanje truda po neuspehu lahko povzroči, da se ljudje ne počutijo zmožni doseči svoj cilj.
5. Ni bojazni za negativen feedback
Svojo ekipo pripravimo na povratne informacije, preden sploh začnemo s projektom. Ko projekt oblikujemo kot priložnost za učenje in razvoj spretnosti, bodo naše povratne informacije, tudi če so negativne, bolj verjetno sprejete na produktiven in odprt način.
Osredotočimo se samo na dejanje, ki se je zgodilo in na tisto kar želimo, da se spremeni v prihodnosti. Povratne informacije naj se obravnavajo kot del vsakdanje komunikacije. Če vztrajamo pri dajanju negativnih povratnih informacij, lahko začutijo osebe neupravičen poudarek in pritisk. Zavlačevanje ali nedajanje negativnih povratnih informacij pa lahko odnese zaupanje, ki smo ga predhodno zgradili.
6. Je pozitivna
Učinkovite povratne informacije krepijo in spodbujajo učinkovitejše vedenje, ki ga osebe /sodelavci že sprejemajo. Prelahko je domnevati, da nekdo ve, kdaj je opravil dobro delo.
Raziskave kažejo, da ima prepoznavanje dobro opravljenega dela velike donose. Pri čemer se spomnimo, da smo natančni za kaj nekoga pohvalimo. Pozitivne povratne informacije spodbujajo centre za nagrajevanje v možganih. Prejemnik postane bolj odprt za novo smer.
Članek v reviji American Behavioral Scientist navaja, da visoko učinkovite ekipe delijo skoraj šestkrat več pozitivnih povratnih informacij kot povprečne ekipe, medtem ko manj uspešne ekipe delijo skoraj dvakrat več negativnih povratnih informacij kot povprečne ekipe.
7. Učinkovita povratna informacija je odprta za razumevanje
Da bi neka oseba resnično spremenila svoje vedenje pripomore da smo iskreni, spoštljivi do tega kar govorimo in da zaupamo v osebo. Vse se začne s pripravljenostjo, da jo slišimo.
“Difficult feedback…
is about conflicting views, feelings, and values.
Reasonable people differ about all these things.”
Robert Witherspoon
Postavimo vprašanja, ki kažejo, da smo odprti za razumevanje kaj se je zgodilo in da želimo negovati podporno okolje:
• Kako vidiš situacijo?
• Kako bi lahko naslednjič naredil stvari drugače?
• Kaj je po tvojem mnenju delovalo in kaj bi lahko šlo bolje?
»Bolj ko posameznik razmišlja o izboljšanju svoje uspešnosti, bolj se zavzema za to, da se to zgodi,« pravi profesor HRM in organizacijskega razvoja Mark D. Cannon.
Zagotavljanje učinkovitih povratnih informacij je ena največjih veščin odličnega vodje. Ne samo, da ustvarja vključujoče, spodbudno in podporno okolje za osebno rast in razvoj, s tem tudi vpliva na boljše rezultate in rast podjetja.
5 korakov za Učinkovit feedback
- Ko si …. „ko prideš prepozno na timski sestanek, vsi moramo…”
- Ob-Čutim…. „postanem jezen in vznemirjen”
- Ker jaz…. „ker mislim, da s tem nekoristno porabljaš čas vseh članov tima in nam potem zmanjka časa za druge točke dnevnega reda”
- Rad bi da… „rad bi, da razmisliš, najdeš način kako splaniraš koledar, da prideš v prihodnje točno na sestanek”
- Ker… „ker le tako da se držimo timinga smo lahko bolj produktivni vsi člani tima”
